Slack ve Qualtrics’in 2023 yılında gerçekleştirdiği bir ankete göre, çalışanların %27’si toplantılarda çok fazla zaman harcadıklarını belirtmiş. İnanırım.
Çok fazla zamandan kasıt ne (kadar) diye soruşturdum, Chat GPT’ye göre çalışanlar haftada en az 4 saatlerini verimsiz toplantılarda geçiriyorlarmış. Bu iddia hangi kaynaklı istatistiğe dayanıyor diye de sordum fakat cevap alamadım. Yine de paylaşmakta sorun görmüyorum çünkü benim gözlemlerime göre iddia edilen o süre çoğu şirkette 4 saatten de çok daha fazla. Yani haftada 4 saat oldukça iyimser bir tahmin.
Gelin, biz de bu zaman kaybını irdelemeye başka birtakım iyimser varsayımlarla devam edelim.
Haftalık 4 saatlik kayıp, yılda 200 saat yapıyor. O da sadece bir kişi için. Çarpalım bu 200 saati, bir şirkette çalışan ve toplantılardan muaf tutulamayan beyaz yakalıların sayısıyla -diyelim ki onlar da 100 kişi olsunlar- hem böylece hesabı kendi şirketinize uyarlamak da kolay olur. Ortalama 100 beyaz yakalılı (ne kelime ama!) bir şirkette bir yılda verimsiz toplantılar sebebiyle kaybedilen zaman kaybı 20,000 saati buluyor. Madem ki, vakit nakittir, o zaman kaybın parasal boyutuna da bir bakalım.
Bu yıl geçerli olan asgari ücretten (116 TL/saat) hesaplarsanız aynı şirkette verimsiz toplantılardan ötürü kaybedilen zaman yılda 2,320,000 TL yapıyor.
Size bir istatistik daha : Türkiye’de geçen yıl beyaz yakalıların aldığı maaş, asgari ücretin ortalama 2.2 katıydı (Bu sefer kaynak var: Konda)
Yani aslında bu kaba (söz konusu para olduğu için ‘nazik’ mi deseydim yoksa?) hesabı 116 TL ile değil 255 TL ile yapmak gerekiyor. Veya çıkan toplam rakamı da direkt 2.2 ile çarpabilirsiniz. O zaman da kayıp 100 beyazyakalılı (yine o kelime!) bir şirkette 5 milyon TL’yi geçiyor.
Kayıp konusunda bir varsayımda daha bulunsam, kurumsal hayatın gediklisi olanlardan buna itiraz geleceğini sanmıyorum. Ben 100 kişiyi baz aldım. Şirketlerde organizasyonlar ve dolayısıyla çalışan sayısı arttıkça yapılan toplantı sayısı ve toplantılarda harcanan gereksiz saatler de artıyor. Dolayısıyla boşa harcanan toplam kaynağın büyüklüğünü varın siz düşünün.
Oysa toplantıları verimli kılmanın tamamen bir disiplin meselesi olduğunu herkes biliyor ve fakat uygulamakta zorlanıyor… O disiplini sağlamak için dikkat edilmesi gereken birkaç hususu yine hatırlatarak yazıyı sonlandırayım:
Açık ve net bir amaç
Toplantılarınız ister bir kerelik olsun ister rutin ve periyodik… Eğer toplantının amacı net değilse, katılımcılar ne için bir araya geldiklerini tam olarak biliyorlar. Anlayana, adapte olana ve gerekli toplantı performansını gösterene kadar zaman kaybı kaçınılmaz oluyor. Hatta toplantı ‘ısınanana’ kadar insanlar genelde telefonlarıyla veya önlerindeki laptopla oyalanıyorlar.
Doğru katılımcılar
Toplantıya yalnızca konuya doğrudan katkı sağlayabilecek kişileri davet etmek gerek. “İş dünyası çok acımasız!” der dururuz ama nedense bu konuda bazen çok iyi yürekli oluruz. “Ayıp olmasın” diye davet edilen katılımcılar konusundan söz ediyorum. Bundan böyle toplantılara katılımcı çağırırken bu toplantı nedeniyle şirketinizin kaybedeceği minimum 255 TL X saatler X gereksiz katılımcı sayısından çıkacak sonucu düşünün isterseniz!
Gündem
Gündemin kendisi kadar önceden düzgün hazırlanıp zamanında paylaşılmış olması da önemli. Katılımcılar hazırlıklı gelmediklerinde kendilerine hesap sorulmasını da kolaylaştırıyor iyi hazırlanıp zamanında paylaşılmış bir gündem. Aksi takdirde konular, tartışmalar uzayıp gidebiliyor. Toplantının verimi daha baştan düşüyor.
Zamanın etkin kullanımı
Belirlediğiniz toplantı sürelerine ne olursa olsun sadık kalmaya çalışın. Bunun faydası sadece kısa ve net toplantıların genellikle daha etkili olması değil, aynı zamanda uzayıp giden toplantılar mutlaka katılımcılarından bir ya da birkaçında domino etkisi yapıyor daha sonraki toplantıların da zamanını ve verimini etkiliyor.
Aktif katılım
Toplantıda tüm katılımcıların görüşlerini belirtebileceği aktif bir tartışma ortamı yaratmakta fayda var. Biliyorum bu aynı zamanda süreye sadık kalma konusunu riske ediyor ama toplantıyı yöneten kişi disiplini sağladığı sürece, herkesin katılımda bulunduğu bir toplantının kimilerinin hiç konuşmayıp sıkıldığı (hatta gözleri açık uyuduğu) toplantılardan çok daha verimli geçeceği kesin.
Sonuçlar ve sorumluluklar:
Her toplantının sonunda, alınan kararları ve bir sonraki adımları netleştirin. Kim, neyi, ne zaman yapacak gibi sorular her toplantı sonunda açıkça yanıtlanmalı ve takip edilmeli.
Daha başka ipuçları da verilebilir ama yazının başındaki hesap- kitap kısmını uzun tuttuğum için ipuçlarını ve yazı burada sonlandırıyorum. Yoksa, birazdan başlayacak toplantıya gecikenler olabilir maazallah!