Geri Bildirim Kültürü: Geri Dönüşüm Kutusu Değildir
“The One Minute Manager”ın ünlü yazarı, liderlik konusunda üstat Ken Blanchard ne demişti? : “Geri bildirim şampiyonların kahvaltısıdır.”
O yüzden de bazen IK yöneticileriyle veya Genel Müdürlerle şirketleri hakkında bilgi almak için tanıştığımda daha ilk görüşmede sıkça tekrarladıkları cümleler: “Biz açık iletişimden yanayız.” “Feedback bizim kültürümüzde çok önemli.” “Ekibe her zaman dürüst oluruz.” vs vs oluyor.
Gerçekten öyle olup olmadığını ekiple çalışmalara başladığımızda hemen anlıyorum. Hatta bazı yöneticiler için kastedilen geri bildirim konusunun bir iç dökme seansı olduğunu fark ediyorum.
Oysa faydalı geri bildirim hassasiyetle ele alınması gereken bir konu; çünkü geri bildirim bir iç dökme terapisi değildir. Hele hele iletişimde bir geri dönüşüm kutusu hiç değildir. Yani oraya kırılmış egolarımızı, anlık öfkelerimizi veya hesaplaşmalarımızı atmamalıyız.
Peki geri bildirim kısaca nedir veya nasıl yapılmalıdır?
Karşımızdakini geliştirmek amacıyla yapılır,
davranışlara odaklanılarak yapılır, kişiye değil,
doğru zamanda yapılmalıdır,
ve dürüst ama saygılı biçimde yapılmalıdır
Geri bildirim ne değildir:
Günlük moral bozucu yorumlar “Zaten hep böylesin” gibi genellemeler
Öfke veya stres kusmak için vesile yaratmalar
İç hesaplaşmaların üzerine iliştirilmiş kurumsal maskeler “Ben zamanında çok çektim, biraz da sen çek” yaklaşımıyla söylenen veya ima edilen şeyler
Benim kastettiğim geri bildirim kategorisine girmez, girmemeli.
Ve en önemlisi: Hepimizin (pozisyonumuz veya seviyemiz ne olursa olsun) bize geri bildirim verecek insanlara ihtiyacı var.
Bunu kabullenmeliyiz
(Muhtemelen ben de yazıların sonunda sorduğum soruları sadece yazıya ilgi çekmek amacıyla değil, belki bir geri bildirim alırım ümidiyle ekliyorum) çünkü gelişmenin yolu budur.
Bir geri bildirimi etkili yapan şeyler neler:
Zamanlama: Ne sıcağı sıcağına patlatmanız lazım yorumunuzu karşınızdakinin suratına, ne de yıl sonuna kadar beklemeniz.
Dil: Kullandığınız dil çok önemli. En önemli kriter (yukarıda da değindiğim gibi) kişiliğe değil, davranışa odaklanmak.
Amaç: Karşımızdakini yargılamak değil, sorunun tekrarlanmasını önlemek, ona gelişim alanı göstermek olmalı.
Yön: Monolog değil, diyalog olmalı.
Genel müdürlük yaptığım dönemlerde bir yöneticimin hoşuna gitmeyeceğini veya kabul etmekte zorlanacağını tahmin ettiğim konularda geri bildirim vermek istediğimde onu öğle yemeğine davet ederdim ve mümkünse yemek yerinde buluşmak yerine mekana birlikte yürümeyi veya gitmeyi tercih ederdim. Yemekte verirdim geri bildirimi. Bazen normal yemek süresini aşan konuşmalarımız olurdu ancak o ortamda aldıkları geri bildirimi hazmetmeleri daha kolay olurdu; veya bir kötü niyet olmadığını aksine iyi niyetle yapılan bir bilgilendirme olduğunu daha kolay kavrar, konulara daha pozitif yaklaşırlardı. Zaman kaybı gibi görecek olanlara bir not : Odama çağırıp verdiğim geri bildirimler belki daha kısa sürerdi ama genellikle hem yapıcı etkisi az olurdu hem de kavramada sıkıntı çektikleri veya kabullenmeye karşı inat sergiledikleri için aynı konuda geri bildirimi tekrarlamam gerektiğinden harcadığım toplam süre aslında yemekte harcadığımız süreden daha uzun olurdu.
Benim gözlemlerime göre en sık yapılan 3 geri bildirim hatası:
Yıl sonu bombardımanı: Bir yıl boyunca susup sene sonu (hele hele bonus hesaplama zamanı yaklaşırken) her türlü geri bildirimin birden yapılması! 12 aylık negatiflerin tek seferde ortaya dökülmesi.
Kullanılan etiketleme dili: “Sen zaten hep böylesin.”
Üstten konuşma: “Ben olsam asla böyle yapmazdım.” “Bunun sonucunun böyle olacağını nasıl görmedin?” gibi…
Geri bildirim konusunda Genel Müdürlere ve IK yöneticilerine de çok önemli iş düşüyor.
Geri bildirimi şirketin gerçekten bir kültürü haline getirmediğiniz sürece şirketin bu kası gelişmiyor. Şirkette tepeden aşağıya yayılan bir geri bildirim kültürü varsa samimiyet oluyor. Yoksa sürekli savunma duvarları yükseliyor. Geri bildirimden faydalanmak şöyle dursun, çalışanlar zamanla zarar bile görmeye başlıyorlar.
Siz bu konuda ne düşünüyorsunuz desem, yazmaya üşenirsiniz.
Peki siz en son ne zaman gerçekten yapıcı bir geri bildirim verdiniz diye sorsam?
LinkenIn Bağlantısı: Kurumsal hayatın sihirli kelimesi veya modern mantrası : Geri bildirim.