Günlük iş hayatınızda “Her şey acil!” ya da “Nereden başlasam?” soru(n)larıyla baş başa kaldığınız anlar mutlaka oluyordur. Çoğu çalışanın zorlandığı bir konu olan öncelikleri belirlemek konusu, sadece iş dünyasında değil, aslında yaşamın her alanında başarıya ulaşmanın önemli anahtarlarından. Bu yazıda, öncelik belirleme becerisinin iş yaşamında neden kritik olduğunu, genellikle hangi zorluklarla karşılaşıldığını ve bu beceriyi geliştirmek için hangi adımların atılabileceğini kısaca ele almaya çalışacağım.
Öncelik belirlemenin belli başlı faydaları :
Zaman ve kaynak tasarrufu : Önceliklerinizi net bir şekilde belirlediğinizde, zamanınızı ve enerjinizi daha gerekli ve önemli olan alanlara yönlendirebilirsiniz. Bu, hem kısa vadeli hem de uzun vadeli hedeflere daha hızlı ulaşmanızı sağlar.
Tükenmişliği önleme: Her şeye yetişme çabası (ki, kapitalizmin kurumsal hayattaki en yaygın yansımalarından biridir) sizde stres ve tükenmişliğe yol açabilir. Doğru bir önceliklendirme sisteminiz varsa, bu durumun önüne geçebilirsiniz.
Netlik ve odaklanma: Çok fazla göreviniz olduğunda hangi birinden başlayacağınızı bilemezsiniz; öyle olunca da hiçbir işe layıkıyla odaklanamazsınız. Net bir önceliklendirme, yalnızca belirsizlik hissinizi azaltmakla kalmaz aynı zamanda odaklanmanızı da kolaylaştıracaktır.
Peki önceliklendirme bu kadar önemli ve gerekliyken neden zorlanıyoruz?
“Her şey çok önemli” algısı: Özellikle üst yönetim ya da müşterilerden gelen baskılar, tüm görevlerin bir anda tamamlanması gerektiği hissini yaratabiliyor.
Bireysel organizasyon eksikliği: Kendi iş yönetim sisteminizi oturtamamışsanız, hangi göreve öncelik vereceğinizi belirlemek zorlaşır.
Beklenmedik aciliyetler: Siz planınızı detaylıca yapmış, en azından kısa vadede her şeyi rayına oturttuğunuzu düşünürken bile, beklenmedik bir şekilde aniden ortaya çıkan, çözülmesi gereken sorunlar (müşteri ziyareti veya şikayeti gibi) dengenizi bozabilir.
Pratik Çözüm Önerileri
Eisenhower Matrisi’ni duymuşsunuzdur. Duymadıysanız da aşağıya aktaracağım:
Dwight D. Eisenhower tarafından geliştirilen basit ama etkili araç özetle görevlerinizi ya da “yapılacaklar listenizi” sınıflandırmanızı öneriyor.
Yani “To Do” listenizi dört kategoriye ayırabilirseniz, neyi, ne zaman ya da hangi sırayla yapacağınıza daha doğru karar verebilirsiniz:
Yapmanız gereken işlere göz attığınızda aslında şu 4 kategoriye ayırabileceğinizi görürsünüz:
A) Acil ve Önemli olan işler
B) Önemli fakat Acil olmayanlar
C) Acil fakat Önemli olmayanlar
D) Ne Acil ne de Önemli olan işler
Kategorilere göre hareket tarzınız ise şöyle olmalı:
A) Hemen yapın
B) Ne zaman yapacağınızı oturun planlayın
C) Başkasına delege edebilirsiniz (yoksa delegasyon konusunda da mı sorun yaşıyorsunuz?)
D) İptal veya ihmal edilebilirsiniz (yine de o işe öncelik veriyorsanız, o iş ya çok kolay ya da yapmayı çok sevdiğiniz bir iştir)
Planlama alışkanlıklarınızı edinin:
Her sabah 10 dakika ayırarak, görevlerinizi ekrana ya da defterinize sıralayın lütfen.
Haftanın son günü kısa bir değerlendirme yaparak, planlarınızın gerçekçiliğini sorgulamanızı öneririm.
Unutmayın ünlü motivasyon konuşmacısı ve 80 küsur kitabın yazarı Brian Tracy’nin dediği çok doğru: “Planı olmayan insanlar, planı olan insanlar için çalışır.“
“Hayır” demeyi bilin…
Her şeye “Evet” demek zorunda olmadığınızı hatırlayın. Bu da daha öncelikli görevlere odaklanmanız konusunda önünüzü açacaktır.
Özet olarak. Önceliklendirme problemi yaşadığınız için bunalıyor bile olsanız karamsarlığa kapılmanıza gerek yok. Öncelikleri belirlemek, öğrenilebilen ve geliştirilebilen bir beceri. Doğru yöntemleri kullandığınızda sadece iş performansınızı değil, yaşam kalitenizi de artırabilirsiniz.
Örneğin bugün bir adım atarak, hangi görevlerin sizin için en önemli olduğunu belirlemeye ne dersiniz?
LinkedIn Bağlantısı: Link